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Gestão de telefonia: tudo que você precisa saber

gestão de telefonia
Integra VoIP
Escrito por Integra VoIP

Já parou para pensar que um dos motivos de a sua conta telefônica ter um valor alto pode ser a má gestão de seus recursos de telecomunicação? À medida que a empresa vai se desenvolvendo e agregando novos colaboradores ao seu time, é comum que alguns detalhes da gestão de telefonia saiam do controle ou, até mesmo, sejam esquecidos.

A administração eficiente dos recursos não somente ajuda a reduzir custos, mas também melhora a produtividade dos funcionários e mantém os gestores no controle, tendo poder total para tomar as melhores decisões para o negócio. Quer saber mais sobre gestão de telefonia? Continue a leitura do nosso artigo e saiba tudo o que precisa sobre o assunto!

O que é, exatamente, a gestão de telefonia?

É uma prática que permite gerenciar, de forma permanente, informações relevantes para as empresas e sua rede de telefonia. Os métodos aplicados disponibilizam dados de várias operadoras e modalidades de serviço, possibilitando que os gestores consigam escolher, de forma eficiente, qual a prestadora que oferta a melhor solução para seu negócio.

Por meio de ferramentas, medições e análises, são gerados relatórios sobre o consumo da telefonia. Cada um deles pode ser filtrado e selecionado por fatores variados, como ramal, telefonia fixa ou móvel, setor, colaborador, contrato ou números discados. Porém, o controle e a redução dos gastos não são os únicos focos dessa prática.

Ao aplicar a gestão de telefonia, as empresas conseguem garantir a atualização contínua de seus recursos tecnológicos utilizados na comunicação. Além disso, é possível identificar o perfil de consumo dos colaboradores, permitindo que os gestores possam alinhar, de forma eficiente, como os canais de atendimento devem ser utilizados.

Uma das metodologias mais aplicadas na gestão de telefonia é o TEM — Telecom Expense Management, justamente por conter práticas que podem ser aplicadas a qualquer recurso de telecomunicação de que a empresa dispõe, seja telefone, seja Internet. Veja abaixo como funciona esse processo:

  1. mapeamento: aqui, é o momento de colocar na ponta do lápis todos os recursos disponíveis na comunicação da empresa. Assim, será possível saber quais desses são indispensáveis, estão ultrapassados ou precisam ser retirados;
  2. análise: com contratos e faturas na mão, é possível identificar o perfil de consumo da sua empresa, inconsistências contratuais em relação a tarifas cobradas e qual a tarefa desempenhada que mais gera custos — SAC, vendas, suporte etc.;
  3. otimização: é a hora de implementar todas as mudanças necessárias para reduzir custos, aprimorar recursos, melhorar processos e alinhar condutas de uso com os colaboradores.

Quais benefícios a gestão de telefonia traz?

Controle de ativos

Os negócios estão indo bem, e a empresa precisou aumentar o número de funcionários e, com isso, sua capacidade de atendimento também cresceu. Foi necessário instalar novos terminais telefônicos, aumentar a velocidade de Internet e, possivelmente, aderir ao PABX para que os setores se comuniquem mais rapidamente.

Porém, ainda assim, os recursos disponíveis não são suficientes, e você, como gestor, sente que é necessário implementar mais soluções.

Identificou-se com esse cenário? Ele é muito comum em empresas de pequeno e médio porte que estão em crescimento. Estar no comando da situação e ter poder completo sobre seus recursos é um dos principais benefícios que a gestão de telefonia traz a seus negócios.

Modernização dos sistemas

Mapear sua estrutura de comunicação, além de fornecer o controle de ativos, permite identificar exatamente qual o momento de atualizar as tecnologias utilizadas na empresa. Isso garante que seu negócio seja atendido pelo que há de melhor, otimizando os processos realizados pelos colaboradores e oferecendo soluções pontuais a seus clientes.

Investir em tecnologias mais modernas significa reduzir gastos financeiros e de tempo com sistemas obsoletos, agilizar processos defasados e ter mais qualidade nos serviços recebidos pela empresa. Dependendo da tecnologia escolhida, como a telefonia VoIP, é possível ter acesso a ferramentas que auxiliam na coordenação e no treinamento de pessoas, como relatórios de tempo em chamada.

Aumento de produtividade

Ao modernizar sistemas utilizados na empresa, seu quadro de funcionários produzirá mais. Isso se dá em razão de as novas tecnologias serem desenvolvidas para integrarem-se entre si, eliminando processos desnecessários. Além disso, os relatórios gerados permitem que os líderes de equipe saibam exatamente como está o desempenho dos colaboradores e a hora certa de alinhar processos.

Os feedbacks se tornam personalizados, mostrando ao colaborador seus pontos de melhoria sem deixar de lado suas qualidades. Dessa forma, seu time se torna cada vez mais capacitado para prestar o atendimento aos clientes.

Descentralização de gestão

Outro ótimo benefício que a aplicação da gestão de telefonia traz é a divisão de tarefas gerenciais. Cada setor — e supervisor — responsabiliza-se pelos custos gerados. Os gastos serão rateados de acordo com o consumo e descontados do orçamento de cada departamento. Isso ajuda seus colaboradores a se engajarem nas novas metas de utilização.

Além disso, cabe aos supervisores garantir que sua equipe tenha a melhor postura mediante ao uso dos recursos disponíveis, evitando desperdícios e má conduta nos canais de atendimento.

Redução de custos

Essa é a vantagem mais evidente, pois ela surge de vários pontos de aplicação da prática de gestão dos recursos telefônicos. Veja:

  • a correta aplicação dessa gestão determina que novas tecnologias sejam utilizadas. Nesse ponto, a telefonia VoIP é destaque por reduzir tarifas das ligações, sejam locais, sejam internacionais;
  • seus colaboradores adotam comportamentos que favorecem a redução dos custos, como não utilizar os recursos da empresa para questões pessoais;
  • ao analisar faturas e contratos, é possível reaver valores que foram indevidamente cobrados;
  • o mapeamento dos recursos proporciona a desativação de equipamentos não utilizados e que geravam custo, além de reduzir gastos com manutenção;
  • mapear sua rede de telefonia também possibilita a negociação de novos planos de acordo com as reais necessidades do negócio. Você sabia que a Anatel determina que os antigos clientes tenham acesso às mesmas promoções que os novos? Isso significa economia para você e sua empresa.

As empresas que prestam serviços de telecomunicações são campeãs em reclamações dos consumidores. Aplicar a gestão de telefonia na sua empresa permite evitar muitas dores de cabeça com as operadoras, além de garantir o equilíbrio no orçamento para que seus negócios continuem crescendo e gerando satisfação aos seus clientes.

Gostou das informações sobre gestão da sua rede telefônica? Então aproveite para entrar em contato conosco agora mesmo e aplicar soluções econômicas de VoIP à sua empresa! Vamos lá!

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