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7 melhores dicas para a redução de custos em telefonia

redução de custos em telefonia
Integra VoIP
Escrito por Integra VoIP

Mesmo que a comunicação não seja o cerne dos produtos e serviços ofertados pela sua empresa, é necessário reconhecer a importância que ela tem no andamento dos negócios. E justamente por ser o principal meio utilizado é que muitas empresas temem a chegada das contas de telefone. Porém, não precisa ser desse jeito. A redução de custos em telefonia é possível com o uso de tecnologias e boas práticas.

Independentemente de o dinheiro em caixa ser suficiente para as despesas, ninguém quer pagar mais do que o necessário — principalmente quando sabemos o que uma empresa é capaz de fazer com um orçamento ajustado: ampliar os negócios e crescer os lucros. Você concorda com essa afirmação? Então continue a leitura do nosso artigo e conheça as melhores dicas para a redução de custos em telefonia.

1. Inventarie seus equipamentos

O inventário é um documento, físico ou digital, em que todos os bens da empresa são registrados. No caso da telefonia, esses bens são equipamentos, terminais e linhas telefônicas que estão distribuídos pela companhia. Manter essas informações atualizadas permite que os gestores saibam exatamente quais infraestruturas estão em uso e quais precisam ser desativadas.

Com o aumento de salas, colaboradores e setores, o controle dos ativos pode ser perdido. Porém, as cobranças por linhas não utilizadas e que não foram desativadas, por exemplo, continuam, e sua empresa acaba pagando pelo que não usa. Outro ponto é a redundância de equipamento por setor. Algumas linhas e ramais podem ser unificados, evitando o excesso de recursos e desperdício de tecnologia.

Além disso, é possível aproveitar esse momento para realizar manutenção nas linhas. Um simples ruído ou chiado significa que o atendente precisa de mais tempo na ligação para compreender e ser compreendido pelo cliente. Esses poucos minutos a mais se acumulam e, no final do mês, somam um valor significativo que não precisava ter sido gasto.

2. Analise as faturas

Muitas empresas têm o costume de pagar as faturas apenas observando o valor total, principalmente quando o faturamento está em alta. Essa prática não poderia ser mais nociva ao orçamento e prejudicial ao crescimento da companhia. É necessário tornar rotina a análise de faturas, mas de forma minuciosa, para observar exatamente o que está sendo cobrado.

Infelizmente, ninguém está imune a erros, e cobranças indevidas podem ocorrer. Por determinação da Anatel, as empresas que prestam serviços de telecomunicação devem ressarcir valores cobrados indevidamente de até 3 anos atrás. Mais um motivo para que o estudo das cobranças se torne uma prática frequente.

Ao observar contas mais recentes, de até um ano, os gestores conseguem compreender o comportamento de uso dos colaboradores. Em qual época do mês as ligações se intensificam? Para que tipo de cliente elas são mais longas? Qual motivo da demora em ligações? Qual a demanda por ligações internacionais, locais e de longa distância? — todas essas questões ajudam na redução de custos em telefonia.

3. Divida responsabilidades

Imagine que sua empresa disponha de 5 colaboradores na área de vendas e mais 3 para atendimento pessoal e telefônico. Fora isso, cada supervisor e gestor tem uma linha de telefone em sua sala, além dos ramais distribuídos em outros departamentos, como estoque e recursos humanos.

Quanto tempo você acha que levaria para uma única pessoa analisar os gastos das ligações efetuadas por todos esses colaboradores e departamentos citados? Concorda que seria um tempo mais bem gasto em outras atividades se, simplesmente, a tarefa de gerenciar os custos telefônicos fosse dividida entre os supervisores de equipe?

Ao segmentar essa análise entre os gerentes e supervisores, cada um deles poderá acompanhar de perto a utilização que os colaboradores fazem dos recursos. Defina uma meta realista para os gastos de cada departamento. Dessa forma, os funcionários desenvolvem uma postura mais eficiente quanto à utilização do telefone e auxiliam ativamente na redução de custos em telefonia.

4. Renegocie contratos

Quando contratamos um serviço, o contrato é feito para satisfazer as necessidades que temos naquele momento. Porém, mudanças ocorrem, e nem sempre os serviços se ajustam à nova realidade das nossas vidas. Agora imagine a situação de uma empresa que cresceu rapidamente nos últimos 6 meses. Será que o contrato que ela fez há 7 meses ainda cobre suas demandas? É bem possível que não.

Há outros casos em que precisamos reduzir a capacidade de atendimento — seja porque alguns colaboradores foram para home office, seja porque o quadro de funcionários reduziu — e, mesmo assim, continuamos a pagar por tudo aquilo que contratamos. A possibilidade de renegociar seus contratos existe e deve ser aplicada sempre que necessário.

Sua companhia obtém vantagens ao contratar planos empresariais, então opte por eles. Também não deixe de verificar os planos mais recentes que são ofertados pelas operadoras. Desde 2014, a Anatel estabeleceu que clientes antigos podem aderir a novas promoções com as mesmas vantagens que novos clientes. E isso traz muitos benefícios, pois esses planos têm gratuidade e isenções para atrair novos consumidores.

5. Evite o co-billing

O co-billing é a cobrança de um serviço feito por uma segunda operadora, que não a sua principal. Por exemplo: sua empresa contratou a companhia de telefone “Xis”, porém, por qualquer motivo, você fez uma ligação de longa distância utilizando outro código de operadora, o da companhia “Ípsilon”. Na sua próxima fatura, haverá uma cobrança vinda da operadora “Ípsilon”, e não da “Xis”, mesmo você sendo cliente dessa última.

Isso ocorre justamente pelo fato de, ao fazer a ligação, você ter utilizado o serviço de uma prestadora com a infraestrutura de outra. Então, os valores são repassados de forma terceirizada e acabam custando bem caro para o consumidor final, sua empresa. Para isso, há uma solução simples: utilize somente o código de longa distância da operadora que você contratou.

Atente para sempre disseminar essas decisões entre seus colaboradores. Afinal, eles fazem bem mais ligações do que você e precisam estar a par desses detalhes.

6. Estimule a comunicação digital

Não abra mão dos recursos disponíveis na Internet. Muitos deles são gratuitos, como o WhatsApp Business e Skype, e conhecidos entre clientes e fornecedores. Incentive seus colaboradores a explorar esses recursos e dissemine boas práticas de comunicação, como evitar reuniões por telefone e tratar de assuntos longos por e-mail.

7. Use VoIP

Tais aplicações citadas podem não ser a melhor opção para sua empresa, caso as ligações sejam o principal meio de contato com seus clientes. Para esse contexto, a melhor opção é inovar e investir na telefonia em nuvem.

Essa tecnologia utiliza a Internet como infraestrutura para realizar as ligações. Isso promove economia com manutenções da rede telefônica e, inclusive, com as tarifas e planos contratados, pois os valores praticados por operadoras VoIP são mais em conta do que os de telefonia tradicional.

A telefonia em nuvem promove outros benefícios para sua empresa, veja:

  • é flexível, se ajustando ao tamanho do seu negócio. Os planos também são personalizados, possibilitando que sua empresa pague somente o que é utilizado;

  • fácil escalabilidade para as companhias que estão em crescimento. Nada de depender de grandes estruturas cabeadas para aumentar sua capacidade de atendimento. Todos os pontos de comunicação podem ser facilmente administrados por uma interface de usuário;

  • o VoIP se integra facilmente a softwares que a companhia utilize. Até mesmo os bancos de dados criados por programas como CRM e ERP podem ser unidos à telefonia em nuvem, facilitando a gestão das informações de seus clientes;

  • a telefonia VoIP dispõe do PABX virtual, aplicação que permite criar e gerenciar diferentes ramais da empresa, até mesmo remotamente, nos casos de colaboradores que estão longe da sede — home office, viagens de negócios e teleconferências, por exemplo.

São os pequenos passos, como os mostrados neste artigo, que representam economias expressivas. Tenha certeza de aplicar as melhores práticas para a gestão dos recursos e garantir a redução de custos em telefonia para sua empresa.

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